בחלק של הארי של העסקים מחזיקים מלאי מסוגים ולצרכים שונים, וכל בעל עסק מבין שישנה חשיבות גדולה לניהולו הנכון. יחד עם זאת, לא כולם יודעים איך לנהל מלאי בצורה יעילה ואיך לאזן בין האתגרים השונים שהוא מציב. יועץ עסקי מיומן יכול בהחלט לסייע לכם בתחום של ניהול המלאי, כך שיבוצע בצורה אפקטיבית, חסכונית וזורמת, תוך מתן מענה אופטימאלי ללקוחות ולצרכים הנוספים שהוא מיועד לשרת.
מה זה בכלל מלאי?
כאשר מדברים על מלאי מתכוונים לחומרים וסחורות המצויים באופן זמין בבעלות העסק, בין אם מדובר במוצרים המיועדים למכירה, רכיבים שונים ועוד פריטים המשמשים לפעילות השוטפת. בדרך כלל נוהגים לחלק את המלאי למספר קטגוריות נבדלות, כגון מלאי של מוצרים מוגמרים שהינם מוכנים למכירה באריזתם, מלאי של חומרי גלם המיועדים לייצור או הרכבה של המוצרים השונים, מלאי של מוצרים המצויים עדיין בתהליך ההרכבה, ומלאי של אריזות המיועדות לאריזתם. אם ניקח לדוגמא עסק לייצור מערכות סולאריות הקטגוריות יתחלקו באופן הבא: מלאי של מוצרים מוגמרים מתייחס למערכות השלמות והמורכבות שמוכנות לשינוע אל הלקוח, מלאי של חומרי הגלם יכלול בין היתר פאנלים סולאריים, כבלים, שנאים, ממירים וכדומה, מלאי של מערכות המצויות עדיין בשלבי ייצור אך עדיין אינן גמורות, ומלאי של אריזות המיועד למשלוח המערכות על רכיביהן השונים – בין אם מדובר באריזות קרטון, פלסטיק, חומרים רכים למניעת חבלות וכדומה.
סוגיות ואתגרים בניהול מלאי
ניהול מלאי מציב לפתחם של עסקים, חברות וארגונים מכל מגזרי המשק מספר אתגרים בלתי מבוטלים. כאשר מדובר בחברות גדולות בדרך כלל יהיה התחום נתון תחת אחריותם של מנהלי המלאי והרכש, כלומר אנשים בעלי ניסיון רב בתחום ניהול המחסנים ושרשרת האספקה, בוגרי קורסים רלוונטיים, הנעזרים גם בתוכנות רלוונטיות המציעות פונקציות ויתרונות כאלו ואחרים. מאידך, במרבית העסקים הקטנים ולעיתים גם הבינוניים, ניהול המלאי מבוצע על ידי בעל העסק עצמו או עובדים אחרים, שאינם תמיד בעלי ניסיון רב ובקיאות מעמיקה ואינם מתמודדים בצורה המיטבית עם האתגרים השונים.
אם נחזור לדוגמא של העסק המרכיב ומייצר מערכות סולאריות, ברור שעליו להחזיק מלאי מספק של רכיבי מערכות. רכיבים אלו מאפשרים לתת מענה מהיר ומקצועי לתקלות במערכות שהותקנו זה מכבר, ללקוחות שללא תגובה נכונה וזריזה עלולים למצוא את עצמם ללא אספקת חשמל למשך ימים. כמו כן, המלאי מהותי עבור היכולת לקבל הזמנות חדשות למערכות ולעמוד במועדיהן, כאשר לפעמים שיקול מרכזי של הלקוח יהיה לוחות הזמנים שבהם ההזמנה יכולה להיות גמורה. בנוסף, ייתכנו מצבים שבהם אנשים בעלי מערכות ירצו לשדרג רכיבים או לקנות רכיבים חלופיים לכאלו שהתבלו, אף אם המערכות לא הותקנו על ידי אותו בית העסק. במקרה כזה, היעדר מלאי זמין יכול לפגום בהכנסות הפוטנציאליות ואף בהיכרות עם לקוחות חדשים.
במילים אחרות, המלאי הזמין מאפשר לבית העסק לתת מענה איכותי ולהיות זמין ותחרותי, ובדוגמא בה אנו עוסקים יש גם לקחת בחשבון שחלק גדול מהמוצרים מגיעים מחו"ל, כך שלעיתים עוברים ימים ארוכים ואף שבועות עד שההזמנה מגיעה ומשוחררת מהמכס.
יחד עם זאת, אין בכך לומר שהפתרון הנכון עבור העסק הנ"ל או כל חברה אחרת הוא להחזיק מלאי כמה שיותר גדול. נהפוך הוא, ככל שהמלאי גדול יותר כך מסתכן העסק בשיעור גדול יותר של רכיבים ומוצרים שאינם נמכרים. אם ניקח בחשבון שישנם מוצרים העלולים להתקלקל ככל שהזמן עובר, הרי שמדובר למעשה בהפסד. כאשר מדברים על "מלאי שהתקלקל" הכוונה היא למספר היבטים: למשל בעסקים בתחום המזון ברור שחלק גדול מהמוצרים מסיים את חיי המדף שלו ומתקלקל. בתעשיית האופנה, בדים ובגדים העומדים זמן רב במחסנים נוטים אף הם להתבלות, לסבול ממזיקים, ושלא לדבר על יציאה מהאופנה. דברים אלו נכונים כמעט לגבי כל מגזר במשק, בין אם מדובר בתרופות, רהיטים, מוצרים חשמליים וכדומה.
יתרה מכך, המלאי תופס מקום בעסק וצריך לשמור אותו בפרופורציות. במידה שהוא גדול מדי מתחילות להתהוות יותר ויותר בעיות של שליטה וניהול יעיל, והעסק עלול למצוא את עצמו נדרש להקצאת שטחים נוספים על חשבון פעילויות אחרות, ואפילו להוצאות שכירות חדשות. לכך מצטרפים היבטים פיננסיים של מימון המלאי – העסק צריך לממן את הפער בזמנים בין מועד רכישת המלאי לבין מועד קבלת הכסף מהלקוח, פער אשר יכול להגיע לחודשים ארוכים. הדבר משפיע כמובן על ניהול התזרים ומערב היבטים של מכסים ומיסוי, בעוד עלות החזקת המלאי הופכת לנטל משמעותי מבחינה פיננסית וחשבונאית.
שיטות לניהול מלאי
לאור האמור לעיל, ברור שישנה חשיבות לקביעת מדיניות ברורה בניהול המלאי. בהמשך המאמר נביא מספר עצות לניהול חכם ונכון של המלאי, אך לפני כן נסקור מספר שיטות מקובלות ועיקריות לניהול המלאי. השיטה הראשונה נקראת First In First Out או בקיצור FIFO. המדיניות בשיטה זו היא שהמוצר הראשון שנכנס אל המלאי הוא גם הראשון של יוצא, ולכן היא מתאימה לעסקים שבהם יש חשיבות לאורך חיי המדף של המוצרים או לתוקפה של האחריות שהספק נותן על הרכיבים והחומרים השונים. דהיינו, אורך חיי מדף ואחריות קצרי טווח יחסית.
השיטה השנייה וההפוכה לה נקראת Last In First Out או בקיצור LIFO. כאן המדיניות היא שהמוצר האחרון שנכנס אל המלאי דווקא ייצא ממנו ראשון. על כן, היא מתאימה לעסקים שאצלם המוצרים ניחנים באורך חיי מדף ממושך, והיתרון שלה הוא שהעסק שומר על מלאי ביטחון הולם. מטרתו של מלאי הביטחון הוא לגבות שינויים בזמני האספקה והביקושים ולמנוע בעיות של היעדר זמינות – למשל בתקופות שבהם הביקוש עולה באופן חד יחסית, או אם ישנה בעיה במועדי האספקה של הרכיבים והמוצרים לעסק.
השיטה השלישית נקראת Just In Time או בקיצור JIT. המדיניות שלה היא לבצע הזמנות מהספק באופן ספציפי ומותאם להזמנות שמגיעות מהלקוחות, או במילים אחרות החזקה מינימאלית של מלאי וכמעט ללא מלאי ביטחון. על כן, היא מתאימה בעיקר לעסקים שהמלאי שלהם מצריך עלויות משמעותיות להחזקתו, אך כמובן שהיא דורשת ניתוח, ניהול ומעקב דייקני מאוד אחר מצב המלאי, וכך גם לגבי הצפי למועדי האספקה ומועדי ההזמנות.
איך מנהלים נכון את המלאי?
כפי שניתן להבין, ניהול המלאי משתנה במורכבותו, היקפו ומאפייניו בין עסקים שונים. יחד עם זאת, ישנם מספר כללי אצבע עבור ניהול נכון שחוזרים כמעט בכל המקרים. הכלל הראשון הוא שאם אין לכם מספיק הבנה בניהול מלאי, ואם אתם מרגישים שהוא אינו מנוהל באופן יעיל ומסודר, פנו לקבלת ייעוץ מקצועי חיצוני. יועץ עסקי מיומן יכול לסייע רבות בתחום זה, ולמעשה לאחר שלומדים, מכירים ומסדירים אותו עם היועץ העסקי בצורה מקצועית פעם אחת, כבר ניתן להמשיך הלאה לטווח הארוך.
יועץ עסקי יסקור את מכלול שרשרת האספקה, הרכש והמלאי של העסק, יזהה נקודות קושי ובעיות, ויציע תובנות והמלצות ישימות לפתרונן. כך למשל, היועץ העסקי יבחן האם ובאילו כלים אתם נעזרים לצורך הערכת צפי המכירות, האם אתם עובדים עם מערכת עדכנית ורלוונטית המספקת התראות אמינות בזמן הנכון, האם אתם יודעים לנתח את הביקושים בפועל לפריטים השונים ולזהות את הדפוסים, האם אתם יודעים כיצד לסווג את המלאי לקטגוריות שונות ולעשות שימוש נכון במידע, מהי מדיניות הרכש שלכם, מי אחראי עליה והאם היא מתאימה לעסק, האם אתם מבצעים מעקב נאות וספירות מלאי בצורה מקצועית ונכונה, ועוד.
נקודה משמעותית לניהול מלאי נכון שכבר צוינה לעיל, היא תוכנת ניהול מלאי. נכון שאפשר לעיתים לנהל מלאי גם באקסל אם העסק קטן, אולם ישנן תוכנות פשוטות וידידותיות לשימוש שעושות לכם את העבודה הרבה יותר קלה ונוחה, ואינן כרוכות בעלויות גבוהות. התוכנות האלו מתעדות פריטים, מנפקות את הכמויות ואת הערך של המלאי בזמן אמת, יודעות לנתח תנועות, לתת התראות אודות חסרים בפריטים שירדו מתחת לרמה מינימאלית שקבעתם, או על מלאי ששוכב במחסן ואיננו נמכר, ועוד פונקציות רבות אחרות. תוכנות אלו יכולות להיות לעזר רב וככל שהעסק מחזיק יותר מלאי כך הן יותר חיוניות ויש לעבוד עימן בצורה שוטפת ועל בסיס יומי.
עוד נקודה משמעותית היא כאמור הצפי לביקוש אחר פריטים ומוצרים מסוימים, או במילים אחרות תחזית המכירות. כידוע, לאורך השנים, החודשים והעונות ישנן מגמות ביקוש משתנות וחשוב לדעת לזהות ולצפות אותן על מנת להגיע לניהול מלאי מיטבי. יש לא מעט כלים שיכולים לעזור לכם בכך, לרבות תוכנות לניהול מלאי, וכאשר יש לכם תחזית של הביקושים תוכלו לגבש באופן מקצועי ורציני את מדיניות המלאי שלכם. בלי תחזית כזו תמצאו את עצמכם בקלות עם עודף או חוסר של מלאי, אשר על ההשלכות שלהם כבר הרחבנו לעיל. בתוך כך חשוב לתת את הדעת על מוצרים ופריטים מסוימים במלאי הנדרשים למדיניות שונה מאחרים. לדוגמא, אחד הכללים הידועים בניהול מלאי ולמעשה גם בתחומים נוספים, אומר שעשרים אחוז מכלל המוצרים שלכם הם היותר מבוקשים ואחראיים לשמונים אחוזים מכלל המכירות. לכן, עבור פריטים אלו יש לשים דגש מיוחד ואף מדיניות שונה לניהול המלאי.
מעבר לכך, היבט חשוב בניהול נכון של מלאי קשור לפן הארגוני הפיזי שלו, בין אם מדובר במפעל, חנות, מחסן, אזור תפעולי או כל מקום אחר. כך למשל, יש לבחון האם המלאי בעסק מסודר ומקוטלג באופן המאפשר שליפה מהירה או שהדברים נוטים להגיע לכדי בלגן. כמו כן, בעסקים מסוימים שבהם קיימים פריטים כבדים במלאי יש לשים את הדגש על אמצעי אחסון ושינוע הולמים, החל בארגזים עמידים ועד למלגזות. עוד יש להבין האם המלאי מאוחסן בצורה נכונה וחכמה, החוסכת במקום מחד, מאפשרת תנועה יעילה והגעה פשוטה אל הפריטים מאידך, וגם מלווה בשילוט ואמצעי הכוונה מובנים לעובדים.
פנייה ליועץ עסקי לניהול המלאי
מלבד האמור לעיל ישנם עוד פרמטרים רבים לניהול מלאי, ולכן גם צעדים שיכולים לעזור בניהולו היעיל והמקצועי. יועץ עסקי המגיע לעסק יכול לסייע כאמור במכלול ההיבטים של ניהול המלאי, ותרומתו ממשיכה עוד הרבה מעבר לכך תוך שהוא רוכש היכרות עם פעילות העסק, מזהה כשלים, מציע פתרונות הולמים, ומלווה את יישומם בפועל.
לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
