בעסקים רבים בישראל לא מקדישים מספיק זמן ומחשבה לניהול מדויק, עקבי ונכון של הפן הפיננסי. כתוצאה מכך נוצרת עם הזמן תחושה של חוסר שליטה ובלגן כאשר קשה מאוד להבין איפה עומדים מבחינת רווחיות והתזרים, ולקבל החלטות נכונות להתייעלות ולצמיחה. בשורות הבאות נסקור מספר כלים בסיסיים שיאפשרו לכם להחזיר את השליטה בעסק לידיים.
דע את נקודת האיזון
בתמצית, נקודת איזון היא הנקודה שממנה והלאה העסק אינו פועל בהפסד ומתחיל להרוויח. דוגמה בולטת לכך אפשר לראות בעסקים חדשים, כאשר היזמים מגיעים עם הרבה מוטיבציה וחלומות יפים וסבורים שייראו רווחים אחרי פרק זמן קצר יחסית. אולם בתקופת ההקמה וההרצה קיימות עלויות גבוהות בעוד המכירות ומעגל הלקוחות אינם גדולים או בטוחים.
על כן יש לשאול תוך כמה זמן העסק יגיע נקודת איזון, שבה כלל המכירות פחות כלל ההוצאות יהיו אפס, ומכאן והלאה ככל שמגדילים מכירות מגדילים רווחים. כמובן שגם עבור עסקים קיימים ישנה חשיבות גדולה למציאת נקודת האיזון, שמאפשרת התנהלות נבונה ברמה הפיננסית-עסקית ולבצע שינויים נדרשים בעת הצורך.
כדי לחשב את נקודת האיזון יש להתייחס תחילה אל הרווח הגולמי שמציג את המכירות של שירותי ומוצרי העסק מינוס עלויות המוצרים. בשלב הבא מחשבים את העלויות ושאר ההוצאות ומחלקים בשיעור הרווח הגולמי שהתקבל בשלב הראשון. התוצאה היא נקודת האיזון של העסק. מנקודת האיזון, בהתאם לתמחור של המוצרים, אנו יכולים להסיק מה מחזור המכירות שצריך עסק למכור כדי לעבור מהפסד לרווח.
ידיעת נקודת האיזון תורמת לשליטה בעסק מכיוון שהיא מאפשרת להבין בצורה נוחה וברורה מהי הפעילות העסקית שאליה צריך להגיע כדי להביא רווחיות. כך ניתן לנטר באופן עקבי ונכון את רמת הרווחיות ולבצע במידת הצורך שינויים בתמחור של המוצרים, הקטנת עלויות ייצור וכדומה. עבור עסקים חדשים נקודת האיזון מאפשרת לאמוד הפסדים עד הגעה לאותה נקודה בזמן, ולהיערך לכך כלכלית, לבצע שינויים נדרשים בקונספט ובכל מקרה להיכנס למיזם בעיניים פקוחות.
נהל תזרים מזומנים
תזרים המזומנים נותן לבעל העסק הלכה למעשה את מצב ההוצאות לעומת ההכנסות. היתרון המרכזי של תזרים המזומנים הוא שניתן לראות את מצב חשבון הבנק לכמה חודשים קדימה ברמה היומית ועם התמונה הזאת אפשר לדעת בדיוק איפה עומדים ברמת הנזילות, וניתן להתנהל באופן שקט, לקבל החלטות מושכלות ולבצע תכנון ריאלי ונכון.
יש לציין כי חלק משמעותי מהכספים בדוח רווח והפסד של רואה חשבון אינו נזיל למעשה, מה שעלול להוביל לטעויות חמורות. לפיכך, מי שמסתמך רק על הדוחות התקופתיים ולא מנהל באופן קבוע את תזרים המזומנים מסתכן בחריגות ממסגרת האשראי, נטילה של הלוואות לא נכונות ולא טובות, צבירה של נקודות שחורות בבנק, ריביות חריגות ונגרות וחובות ההולכים וגדלים. לכן ניהול תזרים מזומנים הוא יסוד לשליטה בעסק ולהתנהלות כלכלית ריאלית וטובה, בהתאם לנתונים המראים באופן ברור ובזמן אמת את הכספים העומדים לרשות בעל העסק.
ניהול תזרים מזומנים מבוצע באמצעות דוח תזרים שאותו מכינים בתוכנה ייעודית או בטבלת אקסל. הדוח המוכן יאפשר לראות בכל זמן את המצב בחשבון הבנק לחודשים הקרובים, ויאפשר לעדכן את הבנק בזמן לגבי חריגות ממסגרת האשראי.
כמו כן איתור של חריגות צפויות נותן מוטיבציה להגדלת המכירות, לביצוע התייעלות בהוצאות, לחזק את גביית כספים מלקוחות שלא משלמים, ופעילויות נוספות התורמות להגדלת הרווחיות ולצמיחה. דוח תזרים המזומנים גם מסייע להימנע מטעות קשה של הערכת חסר בהוצאות מול הערכת יתר בהכנסות, שכן מתקבלת תמונה ריאלית בזמן אמת המאפשרת לבצע שינויים מתבקשים ולהסתגל למציאות הקיימת.
כאמור, את הדוח מכינים בדרך כלל בטבלת אקסל ואפשר להכין אותו באופן עצמאי, אך עקב מורכבויות הקיימות בו חשוב לכל הפחות לקבל הדרכה מיועץ עסקי לגבי ביצוע נכון. בעיקרון הדוח מתייחס לתקופה שבין שלושה חודשים לשנה קדימה, כאשר הסעיף הראשון שלו עוסק בהוצאות והכנסות ודאיות כגון צ׳קים שנרשמו, הוראת קבע, משכורות, החזרי הלוואות וכן הלאה.
הסעיף השני שהוא חלק הגדול ביותר בדוח מתייחס להכנסות והוצאות משוערות ולא ודאיות. מדובר במשימה קצת מורכבת הלוקחת בחשבון נתונים של תחזית המכירות ויש לבצע אותה בראייה מעט פסימית ולא לפי משאלות הלב. הסעיף השלישי הוא המצב בחשבון הבנק של העסק, כלומר היתרה הנוכחית ליום שבו התחלתם לכתוב את הדוח ובהמשך עדכון של היתרה בהתאם לסך ההוצאות וההכנסות הבלתי ודאיות והוודאיות. זהו הסעיף החשוב ביותר שנותן לכם את התחזית של היתרה בחשבון בכל יום.
דוח רווח והפסד – רווח גולמי
כלי חשוב נוסף לשליטה בעסק הינו דוח רווח והפסד של רואה חשבון, אשר יש להבין את משמעותו. חשוב להדגיש שלדוחות של רואה החשבון יש כמה מגבלות וחסרונות, לכן אין להסתמך עליהם באופן בלעדי, אבל תחילה יש להבין בכלל את העיקרון. הדו"ח אמור לעזור לבעל העסק להבין את מקורות הרווח בחברה, פעילויות יותר רווחיות מאחרות, הוצאות שכדאי לקצץ בהן, פרויקטים שבהם עסק מפסיד וכדומה.
בשביל שאפשר יהיה להוציא מסקנות כלשהן מהדוח יש להבין את המונחים הבסיסיים. ראשית, רווח גולמי הוא ההפרש שבין הכנסות החברה ממכירת מוצרים לבין עלויות המוצרים, כלומר הפער בין סך ההכנסות לבין העלויות שהושקעו בייצור מוצרים, בעלות רכישתם או באספקת שירותים לפי פעילות העסק.
הרווח הגולמי הוא מדד לרמת הרווחיות הבסיסית של העסק לפני התייחסות לעלויות נוספות. לעומת זאת, רווח תפעולי מתקבל כאשר מפחיתים מהרווח הגולמי את ההוצאות של ההתנהלות השוטפת בעסק. יחד עם זאת, הוא עדיין אינו כולל את חבות המס אשר נותנת לנו בשורה התחתונה את הרווח הנקי. הרווח הגולמי הוא נתון חשוב ביותר לשליטה בעסק ולפעמים הוא הבעיה הבסיסית של העסק..כשיש רווח גולמי נמוך מידי צריך לטפל לעיתים בתמחור ובהתייעלות.
כאמור, דוח רווח והפסד של רואה החשבון הוא כלי שחשוב להבינו כדי לשלוט בעסק, אך אינו נותן לנו תמונה שלמה עקב מספר סיבות. למשל הדוח לא מתייחס ללקוחות שרכשו מוצרים או שירותים שהוצאתם להם חשבונית ועדיין לא שילמו, הוא אינו מתייחס להחזר הלוואות (קרן), לפעמים הוא מתייחס לתקופה ממושכת שלפני הוצאתו כאשר המצב הנוכחי של העסק יכול להיות שונה מאוד ממה שהיה לפני עשרה חודשים, וישנן סיבות נוספות. לכן הסתמכות אך ורק על דוח רווח והפסד של רואה חשבון עלולה להביא להחלטות שגויות בעסק.
כלים משמעותיים לשליטה בעסק
יועץ עסקי בעל השכלה כלכלית אקדמית מגיע לעסק ומבצע סקירת עומק על כלל הפעילות, ובתוך כך שם דגש חזק על הפן הפיננסי לקבלת תמונה ברורה ומדויקת. במידת הצורך היועץ יספק כלים משמעותיים ואפקטיביים נוספים לשליטה בעסק. לדוגמא הוא יוציא במידת הצורך דוחות כלכליים עם נתונים רלוונטיים באמת לניהול השוטף של העסק, המתייחסים לכלל ההוצאות וההכנסות, נותנים תמונה מהימנה בזמן אמת, ובכלל יותר מובנים וגם מוסברים בגובה העיניים על ידי היועץ העסקי.
בנוסף, היועץ העסקי יכול להוציא במידת הצורך דוחות כלכליים פר פרויקט, לבצע תמחור מקצועי ומחודש של מוצרים ושירותי, ולצייד אתכם בכלים שאיתם תוכלו להמשיך בצורה עצמאית כמו ניהול דוח תזרים מזומנים, חישוב נקודת איזון מדויקת ושורה ארוכה של כלים להגדלת הרווחיות ואף הגדלת המחזור.
לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
