הרעיון הבסיסי שמאחורי ניהול כספים בעסק הוא שתהיו בשליטה על כל מה שקורה, בדגש כמובן על הפן הפיננסי. מדובר בבקרה פיננסית המאפשרת לכם לדעת בכל עת איפה אתם עומדים, החל ברמת ההוצאות וההכנסות הכלליות ועד למוצרים ספציפיים, וכלה במצב תזרים המזומנים וההתנהלות מול הבנק. בקרה ושליטה כזו תאפשר לכם גם לתכנן את ההתנהלות בצורה מדויקת וריאלית, לבצע שינויים נדרשים במידת הצורך, לקבל החלטות מושכלות ולשמור על יציבות כלכלית ורווחיות טובה. בשורות הבאות נביא את המדריך לניהול כספים בעסק ונסקור מספר היבטים מרכזיים בתחום זה, אשר בו יועץ עסקי מיומן יכול לסייע רבות.
דוחות כלכליים
יועץ עסקי בעל השכלה והבנה כלכלית טובה יכול לייצר עבורכם סט של דוחות כלכליים, המהווים בסיס לבקרה הפיננסית, כגון דוח רווח והפסד, תזרים מזומנים, דוחות ספציפיים למוצרים ופרויקטים שונים, וכדומה. לכאורה, דוח רווח והפסד של רואה החשבון אמור לתת לכם את תמונת העל הפיננסית, ובהרבה עסקים באמת נוטים להיתלות על הכתפיים המקצועית של רואה החשבון ועל הדוחות שהוא מספק. יחד עם זאת, חשוב להבין כי דוחות אלו אינם משקפים באמת את מצבו הכלכלי של העסק. לדוגמא, הדוח אינו מציג בצורה מלאה הוצאות גבוהות הנחשבות בעיני רשות המיסים כפחת (למשל שיפוצים במבנה), הוא מציג בתמונה קפואה אחת הוצאות והכנסות מלפני חודשים רבים, הוא אינו לוקח בחשבון התחייבויות כמו הלוואות שלקחתם מהבנק, הוא אינו מתייחס בצורה מדויקת ללקוחות שלא שילמו, הוא אינו סופר את המלאי וכן הלאה.
לעומת זאת, דוח רווח והפסד של יועץ עסקי, אשר נבנה במיוחד עבורכם ולאור היכרות טובה עם העסק, מכסה את כל הנקודות האלו ונוספות. כך הוא הופך לכלי המציג באופן נאמן ומדויק, בזמן אמת ובאופן ברור ומובן, את כל ההיבטים הרלוונטיים להבנת הרווחיות והמצב הכלכלי, ולניהול השוטף של העסק. באמצעותו אפשר לראות את התמונה המלאה, והיועץ העסקי יכול לבנות אותו ברמה חודשית, שבועית ואפילו ברזולוציה יומית. יתר על כן, היועץ העסקי דואג כי הדוחות באמת יהיו ברורים ולא יצריכו הבנה כלכלית מעמיקה, וזאת בניגוד לדוחות של רואה החשבון אשר יוצרים לא פעם אי הבנות, ואף מובילים לקבלת החלטות שגויות. היועץ העסקי גם יושב אתכם על הדוחות ועובר על הסעיפים והנתונים השונים, כך שתוכלו להבין בדיוק איפה הכסף ומה קורה בעסק, וההבנה הזו גם תלווה אתכם בהמשך הדרך מבלי שתהיו תלויים באיש מקצוע שיסביר לכם כל דבר. במילים אחרות, היועץ העסקי גם שואף לתת לכם את הכלים שיאפשרו לנהל בקרה פיננסית באופן עצמאי לטווח הארוך.
ניהול תזרים מזומנים
תזרים המזומנים הוא מרכיב בסיסי וחיוני בניהול מושכל של הכספים בעסק. למעשה, תזרים נותן את מצב החשבון וההתחייבויות מול ההכנסות בעסק, ומכאן את שיעור הכסף הפנוי שעומד לרשותכם. באמצעותו תוכלו לראות את מצב החשבון קדימה לכמה חודשים, ולדעת בדיוק איפה עומדים מבחינה כלכלית. על כן, עם דוח תזרים מזומנים אתכם יכולים להתנהל באופן שקט, לבצע תכנון נכון וריאלי ולקבל החלטות מושכלות.
צריך להבין שחלק גדול מכספים שאתם רואים בדוח רווח והפסד הם לא נזילים, כגון כספים שנשארים במערכות – כיסוי אשראי ללקוחות, כיסוי הלוואות, כיסוי התנהלות שוטפת – מה שעלול גרור אי הבנות וטעויות. המשמעות היא, שמי שלא מנהל את תזרים המזומנים באופן קבוע מסתכן בחריגות ממסגרת האשראי, בלקיחת הלוואות שלא דרושות לצמיחה, לנקודות שחורות בבנק, לריביות חריגות נגררות, לחובות גדלים ומכאן למשבר.
אם כן, ניהול של תזרים המזומנים באמצעות דוח ייעודי שיועץ עסקי עוזר לכם לבנות, הינו בסיס ויסוד להתנהלות טובה וריאלית מבחינה כלכלית, לאור הבנה ברורה ובזמן אמת של הכספים שעומדים לרשותכם. את הדו"ח עצמו מכינים בתוכנה ייעודית או באקסל, ואחרי שהוא מוכן ניתן לראות תמיד את יתרת הבנק לחודשים הקרובות, ולעדכן בזמן את הבנק על חריגות צפויות ממסגרת האשראי. בהקשר זה ראוי לציין כי חלק בסיסי של הבקרה הפיננסית הוא לדעת בדיוק מה קורה בבנק, החל בעמלות שגובים מכם, דרך עמידה בריביות שהובטחו, צ'קים שנפרעים וכדומה. דוח תזרים מזומנים מטפל בחלק מהיבטים אלו, ובנוסף לכך עליכם להיות ערניים לכל מה שקורה מול הבנק.
כאמור, הדוח מאפשר ביו היתר לאתר חריגות צפויות, דבר התורם להיערכות נכונה כמו ייעול ההוצאות, לחיצה על דוושת הגז בכל מה שקשור לגבייה מלקוחות שלא שילמו, להגברת המוטיבציה להגדלת המכירות, ולפעילויות התורמות לצמיחה והגדלת הרווחיות. כמו כן, הדוח מונע טעות קשה של הערכת יתר בהכנסות מול הערכת חסר בהוצאות, מאחר שיש לכם ביד תמונה ריאלית ובזמן אמת העוזרת להסתגל למציאות הקיימות ולעשות שינויים נדרשים לפי צורך.
הדו"ח עצמו אינו קשה להכנה ולניהול, אך מה שחשוב הוא להקפיד ולנהל אותו לפחות ברמה השבועית. היועץ העסקי יסביר לכם שהדוח מתייחס לתקופה שבין 3 ל- 6 חודשים, ושהוא מתייחס תחילה להכנסות והוצאות ודאיות – הוראות קבע, שכר דירה, ארנונה, צ'קים שנרשמו, החזרי הלוואות וכדומה. כמו כן, חלק מרכזי של הדוח עוסק בהוצאות והכנסות משוערות וחזויות, כלומר שאינן ודאיות. את החלק הזה יש למלא בראייה ריאלית ואפילו מעט פסימית ולא לפי משאלות הלב שלכם. לבסוף, הדוח עוסק ביתרת חשבון הבנק ביום שבו התחלתם למלא אותו, כשאתם מעדכנים אותה על פי ההוצאות וההכנסות מהסעיפים הקודמים. כך מקבלים הערכה טובה של יתרת החשבון במה היומית.
דוחות רווחיות ספציפיים לעסק
מלבד האמור לעיל, לעיתים קרובות חשוב לבנות דוחות רווחיות שהינם ספציפיים לעסק, למוצריו ושירותים ולפרויקטים מיוחדים שלו. מטבע הדברים, בכל עסק יש סט מסוים של מוצרים ושירותים ומעת לעת צריך להבין את הרווחיות שמעבר לתמונה הכללית ופר מוצר. אמנם יש לכם כבר ביד את דוחות הרווח וההפסד שנותנים תמונה רחבה, והיא אפילו נראית לא רע מבחינת רווח גולמי, תפעולי ונקי, אבל אינם יודעים מה קורה עם מוצרים ספציפיים שבהם יכולה להיות רווחיות נמוכה ואפילו הפסדים. אם תדעו שיש בעיה עם מוצר או שירות פרטני כלשהו תוכלו לבצע בו את השינויים הנדרשים, מה שיתרום כמובן לתמונה המלאה.
כך לדוגמא, בעסקי המזון מסתמכים להכנת המוצרים על חומרי גלם שונים אשר מחיריהם נוטים להשתנות משנה לשנה ואף לאורך העונות. לכן, עליהן להיות יותר מדויקים ולייצר סט דוחות רווחיות של המוצרים השונים. ייתכן למשל שמסעדה תגלה כי מנת הסטייק או סלטים מסוימים הופכים במשך השנה לפחות רווחיים או לא רווחיים, עקב עליה במחירי הבשר וירקות מסוימים. במקרה זה, המסעדה יכולה לבטל את המנה לגמרי ולהוציאה מהתפריט, לבצע בה שינויים מסוימים, או להשאיר אותה כפי שהיא אך להעלות את מחירה או להעלות מחירים של מוצרים אחרים המפצים על רווחיות נמוכה במנה זו.
צפי מול ביצועים
בתוכנית העסקית שלכם (אם אין לכם, כדאי שתפנו ליועץ עסקי שיכין עבורכם אחת), קיים צפי לביצועים מסוימים. בקרה פיננסית שוטפת משמעה שאתם גם משווים את הביצועים בפועל אל מול הצפי של התוכנית העסקית. זאת אומרת שאם תכננתם על רווח מסוים אך התקבלה תוצאה אחרת בפועל, או שבקטגוריות מסוימות ישנה חריגה, עליכם להבין מדוע הדבר קורה וכיצד משנים אותו. היועץ העסקי מלווה אתכם לאורך תקופה ובוחן בין היתר את הביצועים מול הצפי, כך שהוא שוטף לבקרה הפיננסית ויכול להמליץ במידת הצורך על שינויים שיש לבצע בתוכנית העסקית ובהיבטים של העסק, כך שתשמרו על התנהלות פיננסית יציבה, טובה ורווחית.
לסיכום, ניהול כספים נכון בעסק משמעו בראש ובראשונה בקרה תקציבית. באמצעות דוחות רווח והפסד, דוח תזרים, דוחות רווחיות ספציפיים ובאמצעים נוספים, אתם נמצאים תמיד עם היד על הדופק, יודעים מה קורה עכשיו ובמידה רבה של דיוק מה יקרה בימים, בשבועות ובחודשים הקרובים. כך ניתן להיערך בצורה נכונה לקראת הבאות, לתכנן ולקבל החלטות נכונות, ולהימנע מביצוע טעויות הנובעות קודם כל מחוסר ארגון ואי הבנה. יועץ עסקי הוא האדם שיכול לסייע לכם בכך.
לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
