המדריך לניהול תקציב בעסק

המדריך לניהול תקציב בעסק – איך עושים זאת נכון?

תקציב העסק הוא יסוד לקבלת החלטות נכונות המבוססות על הכרת המצב הפיננסי הנוכחי ועם צפי לעתיד. יחד עם זאת, ברבים מהעסקים לא בונים תקציב או בונים אותה בצורה לא מקצועית ולא נכונה, דבר המוביל לביצוע מהלכים מוטעים וממילא גם לחוסר הבנה של המצב הכלכלי. אם גם אתם לא מנהלים תקציב או לא בטוחים כיצד לנהל אותה בצורה נכונה, כדאי מאוד שתקראו את השורות הבאות. לפניכם מדריך לניהול תקציב בעסק שגם יעזור לכם להבין האם כדאי שתיעזרו בשירותי ייעוץ עסקי לשם כך, וכיצד השירות יכול לתרום לכם.

משמעותו של תקציב העסק

כאשר אתם בונים תקציב לעסק אתם למעשה מייצרים את תוכנית העבודה שלכם לשנה הקרובה, וזאת בתצורה של דו"ח המתייחס להכנסות ולהוצאות המשוערות של העסק. על כן, את בניית התקציב יש לבצע כאשר מסתיימת השנה הנוכחית ולפני שמתחילה השנה הבאה. כך ניתן להסתמך על הנתונים שהצטברו במהלך השנה החולפת ולייצר הנחות עבודה ריאליות לשנה הקרובה עם תחזית הגידול ולפי הדוחות הכלכליים שסיפק לכם רואה החשבון – בפרט דו"ח רווח והפסד. יחד עם זאת, כפי שנראה בהמשך, הסתמכות על הדוחות של רואה החשבון בלבד אינה תמיד נכונה או מדויקת.

בכל מקרה, בניית תקציב לעסק היא בגדר חובה מפני שלאורו אתם יכולים להתנהל בצורה נכונה מבחינה כלכלית, גם ברמה האסטרטגית הכללית וגם ברמה השוטפת הנקודתית. באמצעות התקציב אתם יכולים לפתח את העסק ולבצע שינויים נדרשים בשנה הקרובה, ולעשות זאת כחלק מהתכנון הפיננסי עם צפי מוקדם של הגדולה. זאת, במקום הסתמכות על המזל או במילים אחרות "ללכת על עיוור" ולקוות שהדברים יסתרו טוב. עם התקציב יש לכם ביד תוכנית פיננסית מסודרת וברורה, אשר בשורה התחתונה המטרה שלה היא לייעל את הביצועים בעסק בהשוואה לשנה שחלפה.

אם אינכם מנהלים תקציב בכלל, או שאינכם יודעים כיצד לבנות אותו נכון, אתם לא לבד: רבים מקרב בעלי העסקים אינם מנהלים תקציב באופן רציני וזאת מסיבות שונות. לדוגמא, יש אנשים שהמטלות השוטפות והעומס ביומיום אינם מאפשרים להם להקדיש מספיק זמן לנושא של הניהול הפיננסי, מה שמתבטא בחוסר סדר וחוסר שליטה כלכלית – וממילא גם בהיעדר תקציב בכלל או תקציב שבנוי נכון. יש גם בעלי עסקים שההבנה הכלכלית שלהם איננה מספיק טובה, הם נוטים לטבוע במספרים ונתונים, אינם מבינים את הדוחות, והדבר משליך גם על בניית התקציב ועל קבלת החלטות לאורו. 

אם הדברים מוכרים לכם, חשוב שתזכרו שבתור בעלי עסק התקציב הוא אחד הכלים החשובים ביותר שעומדים לרשותכם. באמצעותו את יכולים לפתור בעיות בזמן אמת ולפני שהן הופכות לגדולות ומעיקות, אתם יכולים לנווט נכון את העסק בשנה הקרובות, יכולים לתכנן את המהלכים מראש ולקבל החלטות ברמה האסטרטגית. ולא פחות חשוב, במקום התנהלות של כיבוי שריפות והרגשה של לחץ מתמיד עם בעיות שחייבים לפתור מהיום להיום, התקציב נותן לכם שקט וביטחון לאורך זמן.

אז איך בונים את תקציב העסק?

כפי שאמרנו, תקציב העסק מהווה תוכנית עבודה לשנה הקרובה בצורת דו"ח הצופה הכנסות והוצאות לשנה הקרובה. לשם כך, אתם מתחילים עם הערכה של מצב ההכנסות הצפויות בשנה הקרובה. כלומר, עליכם לבחון ביחד עם מנהלי המכירות שמכירים היטב את המצב בשטח מהי מצבת הלקוחות. לאחר מכן, עבור כל לקוח את צריכים לתת הסתברות מסוימת לגבי הצפי שימשיך איתכם גם בשנה הקרובה. לכך יש לצרף את הצעות המחיר שאתם צפויים להציע לכל לקוח אשר יהפכו לעסקת מכירה של מוצרים ושירותים. היעזרו באנשי המכירות שלכם על מנת לנבא את ההתנהגות של הלקוחות בשנים הקרובות, וזאת בהתאם להתנהלות שלהם בשנים שחלפו. 

איך מחשבים את הנתונים הלכה למעשה? ניקח לדוגמא עסק המייצר ומתקין מערכות סולאריות עבור מקומות שבהם אין חיבור למערכת החשמל, או ללקוחות שמעוניינים להפיק רווחים מהגגות שלהם. אחד הלקוחות הקבועים של העסק בשנה החולפת היה משרד הביטחון, שהזמין מערכות סולאריות עבור מיגוניות לתחנות אוטובוס באזור הדרום. לפי אנשי המכירות, יש סיכוי של כ- 80% שמשרד הביטחון ימשיך עם העסק גם בשנה הבאה, והצפי הוא שיינתנו הצעות מחיר בסך 300 אלף שקלים. אם כן, מה שצריך לעשות הוא לקחת 80% מתוך 300 אלף שקלים, ולרשום בסעיף ההכנסות הצפויות 240 אלף שקלים.

בתוך כך, כאשר אתם עובדים על סעיף ההכנסות בתקציב עליכם להתייחס גם לנשירה אפשרית של חלק מהלקוחות. יתר על כן, במידה שקיימים לקוחות שאינם יעילים לעסק זהו הזמן להתחיל ליזום את הנשירה שלהם. מאידך, חשוב שתתכננו גם יעדי גדילה שהינם מציאותיים ולא מבוססים רק על משאלות הלב, למשל צפי לגדילה של כ- 10% בשנה הקרובה. יחד עם זאת, במידה שהמציאות בשטח מכתיבה זאת, יש לקחת בחשבון גם צפי של הקטנה בפעילות העסק. 

הוצאות בתקציב העסק

התקציב שלכם מורכב כאמור מהכנסות והוצאות, וכעת נתייחס אל הצד השני של המטבע. לפני כן נסביר כי ככל שיש יותר פירוט בדו"ח הזה כך תוכלו לנהל בצורה טובה יותר את התקציב. אם נחזור רגע לסעיף ההכנסות, כדאי מאוד לשים לב גם להשפעות עונתיות בפעילות העסק, ואפילו ברמת החודשים – אם יש חודש שלפי היכרותכם עם פעילות העסק היא צפויה לקטון או לגדול במהלכו. ובאשר להוצאות, גם כאן אנו רוצים לקבל תמונה מפורטת לכל האפשר ולכן מפרקים לסעיפים חודשיים את ההוצאות השונות. לדוגמא, מפרקים לרמה החודשית את הוצאות התפעול כגון משכורות, ציוד משרדי, שכר דירה, חומרי ניקוי, מים וחשמל, ביטוחים וכדומה. את אותו הדבר יש לעשות לגבי הוצאות הייצור/האספקה הצפויות לרבות חומרי גלם, ייבוא מוצרים ורכיבים וכדומה.

יש לציין כי לא בכדי נכתב סעיף ההוצאות לאחר סעיף ההכנסות, אשר משקף במידה רבה את המשאבים הפיננסיים שיעמדו לרשותכם לצורך הפעילות השוטפת. לכן גם אין זה פשוט לבנות את סעיף ההוצאות, מפני שהצפי לגבי הגידול בהכנסות ישפיע עליהן. אם נחזור לדוגמא אל אותו העסק שתיארנו לעיל, המייצר ומתקין מערכות סולאריות, ייתכן שקיים צפי בגידול הפעילות של 15%. יחד עם זאת, בשל הגידול הצפוי גם ההוצאות צפויות לעלות, למשל על ייבוא פאנלים סולריים מסין, ייבוא רכיבים כמו ממירים ומגני ברקים, שעות נוספות של המתקינים ואולי אף העסקת עובד נוסף, השכרת שטח נוסף עבור אחסון מלאי, וכדומה. על כן, יש לאמוד את היחס שבו ההוצאות יגדלו בהשוואה להכנסות, ומי שאינו בקיא ובעל הבנה בתחום עלול לפספס סכומים משמעותיים בחישובים האלו.

לא לשכוח מיסים והחזרי הלוואות!

רבים מבעלי העסקים מסתמכים באופן מוחלט על הדוחות שמספק להם רואה החשבון, בפרט דו"ח רווח והפסד. הדוח הזה בהחלט יכול לתת תמונה של הפעילות הכללית בעסק, את הרווח הגולמי, התפעולי והנקי, וגם ניתן לגזור ממנו מספר מסקנות – חלקן חשובות מאוד לבניית וניהול התקציב. יחד עם זאת, בדוחות של רואה החשבון יש גם כמה חסרים המייצרים נקודות עיוורות מבחינת הניהול הכלכלי של העסק. אחת מהן היא היעדר התייחסות למיסים החלים על הכנסות העסק וכן על החזרי הלוואות, אשר בדו"ח אינם נכללים בהוצאות אך הלכה למעשה בהחלט מהווים חלק אינטגראלי ומשמעותי מתוכן. 

על כן, כאשר אתם בונים את התקציב לעסק עליכם לקחת בחשבון כל סכום שיוצא או נכנס אל העסק, וברור שהמיסים והחזרי ההלוואות צריכים להיכלל כי אינם יכולים להתחמק מהם במסגרת ההוצאות. למרבה הצער, חוסר התייחסות לסעיפים אלו מייצר הרבה מאוד בלבול בהתנהלות ובתכנון הפיננסי של עסקים בישראל, והדבר נכון גם לגבי בניית התקציב. למעשה, תקציב שאינו כולל מיסים והלוואות צפוי להשתבש עד מהרה, כאשר מגיעים לגירעון וללא תזרים מזומנים באופן "מפתיע" ועם בעיה חמורה שצריך לפתור. 

המשמעות היא שתוכנית העבודה שמגלם התקציב צריכה להיות רווחית גם אחרי שהכנסתם לסעיף ההוצאות את החזרי ההלוואות והמיסים. במידה שאחרי שהכנסתם את הנתונים הגעתם לתוכנית עבודה שאיננה רווחית, עליכם לשוב אל סעיפי ההוצאות שתוארו קודם ולראות היכן ניתן להקטין את ההוצאה וכיצד.

חשיבותו ושימושיו של התקציב המוכן

אחרי שיש לכם את התקציב ביד, שהוא למעשה דו"ח הכנסות והוצאות בעסק לשנה הקרובה, אתם עובדים עם תוכנית עבודה פיננסית מסודרת שמולה יש לקבל את ההחלטות ואפשר לבדוק איתה את המצב בפועל. כך למשל, יש לבצע מול השוואה חודשית של התכנון אל מול התוצאות העסקיות בפועל, וכך לאתר בעיות בעודן קטנות לפני שהמימדים שלהן גדלים ונעשים קשים לפתרון. בתוך כך, במידה שקיימים פערים בין הצפי לבין הביצועים בפועל, אפשר לחקור מהו המקור לפערים ואפשר להסיק מסקנות חשובות לעתיד הקרוב. 

אם נחזור לדוגמא של העסק המייצר ומתקין מערכות סולאריות, ההשוואה החודשית תראה שהמקור לפערים הוא בלקוח שצפוי היה להיסגר על פרויקט מסוים בעלות מסוימת, אולם הדבר טרם קרה או שלא יקרה בכלל. במקרה זה, הקטנה של סעיפי ההכנסות וההוצאות בהתאם לצפי החדש, תאפשר לעסק לסיים את השנה ברווחיות ולהימנע מבלבול פיננסי על כל המשתמע מכך. דוגמא נוספת של אותו העסק, היא עלייה משמעותית באחד מסעיפי ההוצאות אשר ההשוואה החודשית גילתה אותם, למשל עליית מחירי פאנלים סולאריים המיובאים מסין עקב מכסים חדשים, צורך לקנות כבלים באיכות גבוהה יותר עקב תקן חדש שנכנס, וכדומה. במקרה זה, בעל העסק צריך לבחון את הדרכים שיאפשרו לו להקטין את ההוצאה.

בכל מקרה, כאשר מנהלים תקציב בצורה נכונה ומסודרת, ניתן לפעול באופן מתוכנן ושקול במקום לקבל החלטות מהבטן. כך למשל, במקום להיכנס להרפתקאות בתחום השיווק אשר עלותן גבוהה ולא ברור עד כמה הן משתלמות, פשוט בודקים את סעיף הוצאות הפרסום בתקציב ורואים כמה כסף זמין בתוכנית העבודה. כלומר, התקציב מאפשר לשמור על קו נכון ומאוזן בלי להתפתות למהלכים המצויים מעבר ליכולות הפיננסיות. יתר על כן, כאשר פועלים בתקציב ברור ומוגבל, הדבר משפר במרבית המקרים את יכולת המיקוח שלכם מפני שמציע השירות יהיה נכון להתגמש על מנת לממש את העסקה.

חשיבות הסיוע המקצועי של יועץ עסקי

כפי שניתן להבין מהאמור לעיל, בניית תקציב לעסק היא משימה חיונית מחד, אך יכולה להיות לא פשוטה מאידך. ראשית, מפני שהיא מצריכה מעבר מפורט ומדויק על ההכנסות וההוצאות של העסק בשנה החולפת, תוך התייחסות להיבטים שאינם נכללים בדוח הרווח והפסד של רואה החשבון. שנית, מפני שהיא מחייבת לבצע צפי לגבי ההכנסות וההוצאות שמצריך הבנה כלכלית טובה, וכן ראייה אובייקטיבית של הדברים (לא לבצע צפי מתוך משאלות לב!). מעבר לכך, ישנם נתונים שקשה יותר להעריך, כמו למשל צפי ההוצאות לאור הגידול הצפוי בפעילות העסק. גם יש לקחת בחשבון שינויים צפויים ברמה החודשית והעונתית, וכן אם ישנם שינויים משמעותיים שאמורים להיכנס בקרוב ובוודאות גבוהה לתוקף – למשל עלייה במחירי החשמל בסוגי העסקים הרלוונטיים. 

מצד שני, בניית התקציב היא פעולה שמתבצעת פעם אחת בסוף כל שנה ולקראת השנה הבאה, כלומר משימה חד פעמית שאותה יש לבצע נכון. ולאחר מכן, יש גם לדעת כיצד גוזרים את המסקנות, מבצעים את ההשוואות בין הצפי לתוצאות בפועל, כיצד מתכננים אסטרטגיה ואיך מקבלים החלטות לאור התקציב. בדיוק בנקודה זו עומד לימינכם היועץ העסקי. מדובר בבעל מקצוע המחזיק בהשכלה כלכלית אקדמית נרחבת, בניסיון רב בניהול עסקים בשטח, וכן בייעוץ לעסקים ממגזרי המשק השונים – לרבות מתחום העיסוק שלכם. לאורך השנה סייע היועץ העסקי לעסקים רבים בבניית התקציב השנתי כמו גם בניהול נכון וחכם של מכלול ההיבטים הפיננסיים בעסק. על כן, שירותי ייעוץ עסקי לבניית התקציב יעזרו לכם לא רק לבנות תקציב מקצועי ולהתנהל בצורה הנכונה עימו, אלא גם לאתר נקודות תורפה פיננסית והזדמנויות עסקיות, אשר יובילו לשיפור הרווחיות ואף להגדלת המחזור.

לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.