ניהול הכספים בעסק הוא חלק אינטגראלי ומשמעותי מהמשימות שלכם כבעלי עסקים, אולם פעמים רבות אנו רואים בתחום הזה חוסר סדר, אי הבנה ואף הזנחה. בשורות הבאות נסביר מהו ניהול כספים נכון בעסק, ממה הוא מורכב, מדוע הוא כה חשוב וכיצד יועץ עסקי ו/או יועץ פיננסי יכולים לעזור לכם בכך.
בעיית ניהול הכספים בעסק
בעסקים רבים אנו רואים בעיות בניהול הכספים אשר מתבטאות בין היתר בחוסר יעילות, ברווחיות שאינה אופטימאלית, בקבלת החלטות שגויות, בערבוב בין פרטי לעסקי, בתכנון לקוי ובאופן כללי באי הכרת המצב הכלכלי לאשורו. למצב עניינים זה יש מספר סיבות המשתנות מעסק לעסק. כך למשל, ישנם בעלי עסקים הסבורים שסוגיית ניהול הכספים היא "מעל הראש שלהם" – מבחינתם זהו נושא מורכב המערב נתונים, מספרים ומינוחים שאינם מובנים, תחום מסובך שעדיף להמעיט ככל הניתן מלצלול לעומקו. לעומת זאת, ישנם בעלי עסקים שאמנם מבינים את החשיבות של ניהול כספים מוקפד ומקצועי, אולם עקב עומס המשימות הבוערות בשוטף נדחק היבט זה לתחתית סדר העדיפויות ולא מוקדש לו הזמן הראוי. מעבר לכך, יש בעלי עסקים שמקדישים זמן לניהול הכספים ומבינים את חשיבותו, אולם עקב היעדר ידע כלכלי מספק או היעדר נתונים מספקים, פשוט לא עושים זאת נכון. ישנן עוד סיבות רבות נוספות אולם השורה התחתונה היא חוסר סדר, דיוק ורצינות בניהול הכלכלי, על כל המשתמע מכך.
אז מהו ניהול כספים נכון בעסק
ראשית, חשוב לומר כי ניהול כספים נכון בעסק איננו שמור ל- "גאונים כלכליים". זוהי משימה שניתן וצריך לעמוד בה, ואם מסיבה זו או אחרת אתם מרגישים שהיא אינה מבוצעת היטב בעסק כדאי לפנות לסיוע של יועץ עסקי-כלכלי. היועץ יבצע אתכם תהליך שיעזור להבהיר ולסדר את הנושאים הכלכליים בעסק, וכן נושאים נוספים, ובסופו של יום ישאיר אתכם עם הידע והכלים הדרושים להתנהלות עצמאית נכונה.
כעת נסקור מספר היבטים מרכזיים של ניהול כספים נכון בעסק:
- דוחות כלכליים
התנהלות עסק מכל תחום פעילות ומכל סדר גודל חייבת להיות מבוססת על נתונים פיננסיים מדויקים, מובנים וברורים. הבעיה היא שחלק גדול מבעלי העסקים מזניחים את הנושא ולמעשה מסתמכים על הדוחות השנתיים של רואה החשבון. אז קודם כל יש להבהיר שרואה החשבון יכול לתרום להקטנת חבות המס שלכם ולקבלת תמונת מצב כלכלית כללית, אולם הוא בוודאי אינו אמור או יכול לשמש כעוגן או כיועץ לניהול הכספים בעסק. אם ניקח למשל את הדוחות הכלכליים שהוא מספק, הם יוצאים אחת למספר חודשים או שנה ומציגים תמונה שאינה באמת משקפת את המצב הכלכלי שלכם. מדובר בתמונה שהוקפאה בזמן כמה חודשים אחורה ואינה בהכרח נכונה להיום, אינה משקפת את מכלול ההוצאות של העסק, ופעמים רבות היא גם לא מובנת.
אם כך, כדי להיות עם היד על הדופק מבחינת ניהול הכספים בעסק, מה שצריך הוא דוחות בקרה כלכליים שיוצאים באופן שוטף, אחת לחודש. אלו דוחות שבעל העסק באמת קורא ומבין אותם. יש יועצים עסקיים המסוגלים לספק לכם דוחות כאלו, המלווים בהסברים בגובה העיניים, עד שתבינו מה אומר כל סעיף וכיצד להשתמש בנתונים שלו. הדוחות מביאים את הנתונים שבאמת רלוונטיים להתנהלות השוטפת, מציגים את התמונה המדויקת בזמן אמת, עוזרים לכם לדעת היכן אתם עומדים ולהבין את מצב העסק על ההתחייבויות וההכנסות הצפויות כיום ובעתיד הקרוב. זהו בסיס ויסוד להתנהלות כלכלית נכונה בעסקים, המאפשר לקבל החלטות מושכלות ונכונות אודות מימון, השקעות, פרסום, כוח אדם וכדומה. יועץ עסקי המחזיק בהשכלה כלכלית אקדמית יוכל להסביר אילו דוחות דרושים לכם, וגם יעזור להוציאם ולהתנהל לאורם נכון מבחינה תזרימית ופיננסית.
- תזרים מזומנים
תזרים מזומנים הינו מונח חשבונאי שמתייחס אל תנועת הכספים אל העסק וממנו לאורך תקופה מסוימת. לצורך ניהולו קיים דוח מיוחד שנקרא דוח תזרים מזומנים, המביא מידע מדויק אודות תנועות המזומנים בתקופה האמורה, והוא מספק לבעלי עסקים את תמונת מצב החשבון, ההתחייבויות וההכנסות. ניהול מוקפד ונכון של תזרים המזומנים מהווה גם הוא יסוד להתנהלות כלכלית טובה, כאשר אתם יכולים לראות את מצב החשבון בכל יום קדימה לכמה חודשים, ובאמצעות התמונה המדויקת הזו אפשר להבין איפה עומד העסק מבחינת נזילות. מכאן ניתן להתנהל בצורה שקטה, לעשות תכנון ריאלי ונכון של מהלכים ופעילות בעסק, ולקבל החלטות באופן מושכל.
דוח תזרים מזומנים מספק מידע כלכלי שלא תוכלו לקבל מדוחות אחרים, בין אם דוחות ספציפיים לפרויקטים ומוצרים, ובין אם דוח רווח והפסד של רואה החשבון. הוא תורם להתנהלות הכלכלית של העסק בהיבטים רבים ומגוונים, לרבות מועד תשלומים אופטימאליים לספקים, צפיית קשיים פיננסיים והיערכות נכונה, עדכון סניף הבנק על חריגות צפויות מהמסגרת, ועוד. חשוב להדגיש שמדובר בדוח פשוט למדי שמכינים בטבלת אקסל או בתוכנה ייעודית, ואם אינכם בטוחים כיצד להכינו יוכל יועץ עסקי-כלכלי לעשות זאת עבורכם ולהשאיר אתכם עם הידע הדרוש להמשך. מה שבטוח, חובה לנהל אותו ולעשות זאת באופן מוקפד ובהתמדה.
זכרו כי לעסק יש שלושה יסודות כלכליים: רווחיות, הכנסות ומצב תזרים המזומנים, וכל אחד מהם צריך להיות מנוטר היטב. למעשה, היעדר נזילות היא הגורם המרכזי לסגירה של עסקים, וגם עסק שהוא רווחי על הנייר עלול לסבול מבעיות קשות בלי תזרים מזומנים חופשים. אז הקפידו לבנות דוח תזרים מזומנים ולנהל אותו בשוטף.
- תקציב
תקציב העסק הוא למעשה תוכנית העבודה לשנה הקרובה, והוא נראה כדוח המתייחס להוצאות וההכנסות של העסק, לכן מבצעים אותו עם סיום השנה הנוכחית ולפני תחילת השנה הבאה. בנייה של התקציב היא חובה כי באמצעותו ניתן להתנהל נכון כלכלית, החל מהרמה האסטרטגית ועד לרמה הנקודתית השוטפת. בעזרתו אפשר לפתח את העסק ולבצע שינויים בחלק מהתכנון הפיננסי הריאלי והמדויק, במקום להסתמך על תחושות בטן ועל המזל. בשורה התחתונה, התקציב נותן לכם תוכנית פיננסית סדורה וברורה ביד, אשר מטרתה הסופית היא לייעל את הביצועים לעומת השנה הקודמת.
יחד עם זאת, בניית התקציב אינה מלאכה פשוטה או קצרה בהכרח. היא מתחילה בבחינת מצבת הלקוחות ולאחר מכן מעבר על כל לקוח וקביעת ההסתברות להמשך פעילות אתכם בשנה הקרובה. לכך מצטרפות הצעות מחיר הצפויות להיות מוגשות לכל לקוח, המשקפות עסקאות מכירה צפויות של שירותים ומוצרים. בהמשך עוברים להוצאות הצפויות כאשר הן מפורקות למרכיביהן השונים ולסעיפים חודשיים, החל משכר הדירה ומשכורות, ועד להוצאות הייצור/האספקה, ואין לשכוח גם החזרי הלוואות. לא ניכנס כאן לכל ההיבטים של בניית התקציב, שבאמת מצריכה יותר זמן, השקעה ובקיאות, אך נחזור ונדגיש אל החשיבות העליונה שלה. במידה ואין לכם הידע הכלכלי הדרוש על מנת לבנות את התקציב באופן מפורט, מקצועי ונכון, יועץ עסקי ו/או יועץ פיננסי בהחלט יכול לסייע במשימה.
לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, פנו אלינו בטלפון 035377088 או בווטס אפ או בהודעה.
