בניית תקציב לעסק הוא למעשה יצירת תוכנית העבודה לשנה הבאה, בפורמט של דו"ח הוצאות והכנסות משוערות לעסק. את בניית התקציב עושים בסוף השנה ולקראת השנה הבאה, בהסתמך על הנחות העבודה לשנה הבאה, תחזית הגידול שלנו, וכמובן הדוחות הכספיים של העסק כדוגמת דו"ח רווח והפסד.
בניית תקציב לעסק
כל עסק חייב תקציב, משום שתקציב עסקי מאפשר ניהול כלכלי נכון, הן מהבחינה השוטפת והן מהבחינה האסטרטגית. הוא מאפשר ליישם שינויים ופיתוח עסקי כחלק מהתקציב המתוכנן של העסק, מאפשר לתכנן את הגדילה ולא להסתמך על יד המקרה ויוצר תוכנית פיננסית ברורה שמטרתה לייעל את ביצועי העסק ביחס לשנה הקודמת.
ניהול תקציב העסק: סעיף ההכנסות
בניית התקציב העסקי מתחילה בסעיף ההכנסות. כדי להעריך מה יהיה מצב ההכנסות שלך בשנה הבאה, נבחן את מצבת הלקוחות בסיוע מנהלי המכירות שלך, שיודעים מה קורה בשטח. עבור כל אחד מהלקוחות הקיימים נרצה לדעת מה ההסתברות שהוא ימשיך איתך בשנה הבאה והצעות המחיר שתציע לו יבשילו לכדי עסקה. כך למשל, אם ההסתברות היא 50% ניקח חצי מההכנסה הצפויה עבורו.
כאשר מתכננים את סעיף ההכנסות, חשוב לקחת בחשבון את הנשירה הצפויה של לקוחות, וכן ליזום את נשירתם של לקוחות לא יעילים. מנגד, חשוב לתכנן את יעדי הגדילה של העסק ולהעריך יעד ריאלי לדוגמא של 10-15% לשנה או צפי של קיטון, אם מחויב המציאות. בבניית סעיף ההכנסות בתקציב חשוב להתייחס ללוח השנה – לאורכו של החודש, להשפעה של עונתיות וכמובן להתנהגות הלקוחות בשנים קודמות, כמדד שמנבא כיצד הם יתנהגו בשנים הבאות.
ניהול הכספים: סעיף ההוצאות
ככל שדו"ח הוצאות והכנסות לעסק מפורט יותר הוא מאפשר ניהול תקציב טוב יותר. על כן את סעיף ההוצאות אנו מפרקים לרזולוציות קטנות המכסות את סעיפי ההוצאה של העסק – ההוצאות על תקורות – חשמל, מים, שכר דירה, ביטוח, משכורות וכן הלאה, מקבלות כל אחת סעיף חודשי. עלויות חומרי הגלם והייצור מקבלים אף הם סעיפים, ואפילו ההוצאות שנראות קטנות, כמו עלויות תחזוקת המטבחון או חומרי הניקוי נכנסות לניהול התקציב.
בניית סעיפי ההוצאות אינה תהליך פשוט, שכן לגידול הצפוי והרצוי בהכנסות יש השלכות על סעיפי הוצאה רבים – למשל, בתקציב של מסעדה, גידול של 10% בהכנסות החודשיות, פירושו גידול בהוצאות על חשמל, מים, משכורות, חומרי גלם, אבל גם גידול בעלויות חומרי הניקוי, למשל, וצריך להבין באיזה יחס ההוצאות גדלות בהשוואה להכנסות. יועץ עסקי מנוסה יכול לסייע להעריך זאת נכון ולהבין האם לא מפספסים הרבה מאד כסף בחישובים.
ניהול החובות: סעיפי ההלוואות והמיסים
על אף שרואה החשבון מתעלם מהם בדו"ח השנתי, חשוב להכניס לדו"ח ההכנסות וההוצאות את המיסים והחזרי ההלוואות הצפויים בשנה הבאה. על פי הגישה שלנו, אם זה כסף שיוצא מהעסק או נכנס אליו – הוא צריך להופיע בדו"ח.
החזרי הלוואות ומיסים הם עניין קבוע שאי אפשר להתחמק ממנו במסגרת הוצאות העסק. אם הם לא מופיעים בזמן בניית תקציב העסק, כל התכנון יכול להשתבש, והעסק יכול לסיים את החודש בגרעון וללא תזרים מזומנים. לכן חשוב שתוכנית העבודה תראה רווח גם לאחר ששולמו כל החזרי ההלוואות והמיסים.
אם לאחר הכנסת כל הנתונים התוכנית לא מראה רווחיות, חוזרים אל סעיפי ההוצאות ובוחנים כיצד ניתן להקטין אותם. לאחר שהתוכנית רווחית ומאושרת על ידי בעל העסק, ניתן לצאת לדרך ולראות בה את הקו המנחה לפעילות לשנה הבאה.
כיצד התקציב עוזר לניהול כלכלי נכון של העסק?
אותו דו"ח הוצאות והכנסות לעסק שבנינו, הופך עם תחילת השנה להיות תוכנית העבודה הפיננסית של העסק, שמולה מקבלים החלטות ובודקים את המצב בפועל.
עסקים שאינם מנהלים תקציב מגלים בעיות רק לאחר שהן תופחות למימדים גדולים. אבל כאשר מבצעים השוואה חודשית של התוצאות בפועל מול התכנון, ניתן לעלות על בעיות ולתקן אותן בעודן קטנות ובזמן אמת.
באמצעות השוואת דו"ח הרווח וההפסד הכלכלי לתקציב שבנינו מדי חודש, נוכל לראות האם קיים פער, לחקור מדוע הוא נוצר ולהסיק מסקנות קדימה: אם חזינו שלקוח ייסגר והוא לא נסגר, ביכולתנו לתקן מראש את תקציב ההכנסות וההוצאות לחודשים הבאים שלנו ולהקטין אותם בהתאם. ללא תיקון זה, היינו מסיימים את השנה לא רווחיים.
מקרה נוסף בו התכנון מול ביצוע יכול לסייע לגלות בעיות, הוא כאשר אחד מסעיפי ההוצאה קופץ משמעותית. אם לדוגמא סעיף החשמל גדול משמעותית מהמשוער, נברר מדוע זה קרה: האם הכנסנו מכונה חדשה שצורכת יותר חשמל? האם המזגנים נשארים דולקים בלילה? ונבחן מה ניתן לעשות כדי להקטין את ההוצאה.
ניהול תקציב מאפשר להתגבר על החלטות אינסטינקטיביות ולפעול באופן שקול ומתוכנן: אם עובר על העסק חודש חלש מהמצופה, ואנו מקבלים הצעה לקמפיין פרסום של 3 חודשים בעלות של 20,000 ש"ח, במקום לתהות האם זה משתלם או לא, נבחן מהו תקציב הפרסום שלנו לתקופה זו וכמה כסף זמין לנו בתוכנית העבודה.
היכולת להתפתות באופן זה לעסקאות שהן מעבר ליכולות התקציב קטנה יותר. הבונוס הוא שמצב זה משפר את יכולת המיקוח של רוב העסקים, שכן כאשר יש מגבלה תקציבית קשיחה, הצד השני מתגמש יותר כדי שהעסקה תצא לפועל.
לקיחת המושכות של העסק לידיים שלך
אחוז לא מבוטל מבעלי עסקים לא יודעים כמה כסף העסק שלהם עושה או מוציא מדי חודש. אבל ניהול תקציב העסק הוא אחד הדברים החשובים ביותר עבורך, בעל העסק. הוא נותן לך את היכולת לתמרן נכון, לפתור בעיות בזמן אמת ובעודן קטנות, לקבל החלטות אסטרטגיות ולתכנן מהלכים מראש. ויותר מכל – הוא נותן לך שקט ובטחון.
בכל חודש, אתה יודע בדיוק מה המצב שלך ושל העסק שלך, ולאן מועדות פניך. זהו כלי עוצמתי שעסקים רבים לא משתמשים בו מתוך חוסר היכרות או חשש ממספרים וטבלאות.
לקביעת פגישת ייעוץ לבניית תקציב עסקי ללא עלות וללא התחייבות פנו אלינו עכשיו בהודעה, טלפון או ווטסאפ
